Tecnología e IA para transporte y logística: cotizaciones rápidas, entregas respaldadas y clientes informados

En una empresa de transporte o logística el trabajo se mide en viajes cumplidos, pero buena parte del tiempo de la oficina se va en otras cosas: completar solicitudes que llegaron incompletas, llamar a los choferes para saber dónde están y buscar comprobantes para poder facturar. Esto aplica a empresas de fletes, despachos, distribución y última milla.

¿Dónde se pierde tiempo y dinero en transporte y logística?

Se pierde en cotizaciones lentas o inconsistentes, en llamadas de seguimiento y en entregas que no se pueden demostrar.

• Solicitudes incompletas. Cada flete que llega sin peso, volumen o dirección exacta obliga a devolver la llamada. Mientras tanto, el cliente cotiza con otro.
• Precios que dependen de quién atiende. Si la tarifa vive en la cabeza de una persona, el mismo flete se cotiza distinto según el día, y cuando esa persona falta nadie sabe cotizar.
• Llamadas al chofer. Cada consulta de “¿dónde viene?” termina en una llamada a alguien que va manejando. Es un problema de eficiencia y también de seguridad.
• Entregas sin respaldo. Sin comprobante a mano, un reclamo de “no llegó” se transforma en una discusión, y la factura espera hasta que aparezca el papel.
• Cobranza a crédito. Con clientes que pagan a plazo, perder de vista facturas vencidas significa financiarlos sin quererlo.
• Fallas evitables. Un vehículo detenido por una mantención atrasada es un viaje perdido y, a veces, un cliente perdido.

¿Qué miraría primero el diagnóstico?

Lo primero es el recorrido de un despacho: desde la solicitud hasta el pago, pasando por la cotización, la asignación, la entrega y la factura. Se mide cuánto tarda cada paso y dónde espera el documento que permite avanzar al siguiente.

Lo segundo es el volumen de consultas de seguimiento y quién las responde, porque define si basta con avisos automáticos o si conviene un agente que responda con la información registrada.

El Diagnóstico de procesos de Teralis hace ese recorrido en la bodega y en la oficina, y entrega las mejoras priorizadas con horas y montos calculados con tus datos, junto con un chequeo básico de cumplimiento.

Ejemplo ilustrativo

Ejemplo hipotético, no corresponde a un cliente real. Supongamos una empresa de despachos con cinco furgonetas que reparte para tiendas en línea. La coordinadora asigna rutas cada mañana por teléfono y pasa buena parte del día respondiendo a tiendas que preguntan por pedidos. Los choferes entregan las guías firmadas al volver, y algunas se pierden.

Primero, la empresa define un formulario de solicitud y escribe sus tarifas como reglas: dos mejoras que puede hacer sola. Después, una prueba de entrega digital con foto y firma que llegue a la oficina al momento. Con ese registro en marcha, los avisos automáticos de estado a las tiendas son el paso natural, y solo si el volumen lo justifica se evalúa un agente de WhatsApp o una herramienta completa de gestión de rutas.

¿Qué cuidar con los datos y la ciberseguridad?

Estas empresas manejan datos personales de destinatarios (nombre, dirección, teléfono) y de sus choferes, incluida la ubicación si se usa seguimiento. La Ley 21.719 de protección de datos personales entra en vigencia el 1 de diciembre de 2026; hay un proyecto de postergación (Boletín 18.623-07) en tramitación, sin aprobación a la fecha. Exige, entre otras cosas, que cada dato tenga una finalidad definida y medidas de seguridad acordes.

Además, la Ley 21.663 de ciberseguridad incluye el transporte terrestre, aéreo, ferroviario y marítimo entre los servicios esenciales; quién queda obligado lo determina la calificación de la Agencia Nacional de Ciberseguridad. La mayoría de las pymes de transporte probablemente no sea sujeto directo, pero conviene revisarlo, sobre todo si trabajas para empresas grandes. No es asesoría legal: consulta tu caso con un abogado.

Por dónde empezar

Durante una semana, anota cada llamada de seguimiento que recibes y cada entrega cuyo comprobante tardó en llegar a la oficina. Esa lista te dice qué digitalizar primero. Si quieres un recorrido completo del negocio, puedes solicitar el diagnóstico.